失敗しない!転職時の履歴書の書き方とルールとは?

貴方は採用率に貢献する、失敗しない履歴書の書き方をご存知ですか?

なかなか転職がうまくいかないという場合、履歴書の書き方について一度見直してみてはいかがでしょうか。

特に書類選考で落とされるケースが多い人は、基本的な書き方やマナーを守っていない可能性があります。

そこで、こちらでは書類選考できちんと評価してもらえるように、履歴書の項目ごとに正しい書き方についてご紹介していきます。

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履歴書記入前に絶対に知っておくべき6つのルール

履歴書記入前に絶対に知っておくべきこととして、守るべきポイントが6つあります。

  1. 記入は黒ペンか黒いボールペン
  2. 丁寧な文字を心掛ける・誤字脱字はNG
  3. 修正ペン・テープも使わない!素直に書きなおす
  4. 空欄でなく特になしと記入(資格・賞罰など)
  5. 使いまわしはNG!必ず企業に最適化する
  6. 字が下手な場合はPCでの履歴書作成を検討すべし

まずはこれらについて、詳しく解説をしていきたいと思います。

1.記入は黒ペンか黒いボールペン

履歴書を書く際に、色付きのペンはマナー違反です。また、書き直しができる鉛筆類や消せるボールペンの使用もNGです。

万年筆で記入してもかまいませんが、一般的には黒のボールペンを使う人の割合が多いです。

ボールペンのインクはかすれやすい油性タイプや、水に濡れるとにじんでしまう水性タイプよりも、書きやすく水にも強いゲルインクがお勧めです。

ペンの太さに特に決まりはありませんが、マジックのように太いものは字がつぶれて読みにくいですし、線の細いペンは字が弱々しく、自信のない印象を与えてしまいます。

具体的には、バランスの取れた文字を書きやすく、くっきりと読みやすい0.7mm辺りが便利です。

2.丁寧な文字を心掛ける・誤字脱字はNG

履歴書を書くときは、誤字脱字や雑な文字は論外です。

面接官が履歴書を一目見た時、読む気が失せるような文字ではアピールしたい内容が伝わりませんし、途中で読まずに落とされる可能性が高いです。

また、誤字脱字は知識のなさを露呈するだけでなく、きちんと調べない、いい加減な性格であるとも判断されてしまい、書類選考の基準に満たないと思われるでしょう。

字の上手下手はありますが、とにかく時間をかけてゆっくり、丁寧に書くようにすれば、その心意気はきちんと読む人に伝わるものです。

3.修正ペン・テープも使わない!素直に書きなおす

履歴書には記入する内容がたくさんありますが、うっかり書き間違えた時には修正ペンやテープで直してはいけません。

きちんとしていない人という印象を与えるだけです。面倒ではありますが、間違えた時にはその履歴書は廃棄して、新しい用紙に最初から記入しなおしましょう。

4.空欄でなく特になしと記入(資格・賞罰など)

意外と見落としがちなのが、記入することのない場所を空欄で開けたままにするというミスです。

これでは記入するべきことがないのか、それとも単なる書き忘れなのかが判断できませんし、履歴書のマナーにも反しています。

そこで、資格や賞罰などの書きようがない欄に関しては、「特になし」と記入します。

5.使いまわしはNG!必ず企業に最適化する

当然ですが他社のために使った履歴書の使いまわしはNGです。

何社も転職活動を並行して行っている場合、履歴書を会社ごとに書くのが面倒に感じるようになります。

そのため、汎用性の高い文言を書いた履歴書を一通だけつくり、不採用になったときに他社にまた提出するという人がいます。

しかし書類の傷み具合や記入されているぼんやりとした書き方などから、使いまわしであることはすぐにばれてしまいます。

また、アピールしたいポイントも伝わりにくくなりがちです。必ず、応募先ごとにその会社独自の特徴を踏まえた内容で記入しましょう。

6.字が下手な場合はPCでの履歴書作成を検討する

丁寧に書けば、手書きの方が好ましいという意見も多いです。

しかし実際に企業に調査をした結果では、パソコンで作成した履歴書であっても良いと判断しているところが全体の9割近くあります。

そのため、どう頑張っても丁寧に書けない、印象の悪い文字になるという場合には、先方が読みやすいようにパソコンで作るというのも一つの方法です。

具体的な履歴書の記入方法について

画像引用:差をつける履歴書作成のコツ!履歴書の書き方(見本付)【リクナビNEXT】

履歴書を記入する場合には、項目ごとにルールが設けられているため、個別に確認しながら進めていく必要があります。

  • 基本情報(日付・氏名・住所・連絡先)の書き方
  • 学歴・職歴・賞罰欄の書き方
  • 免許・資格欄の書き方
  • 趣味・特技欄の書き方
  • 自己PR欄の書き方
  • 志望動機の書き方
  • 本人希望記入欄の書き方

文例だけでなく段落構成や行の開け方なども、詳しい説明を見ながら書いていった方がよいでしょう。

1.基本情報(日付・氏名・住所・連絡先)の書き方

基本情報を書く際は整合性が重要です。

日付は、西暦・元号のどちらを使っても構いませんが、記入日と学歴・職歴の日付の記載方法を統一させます。

氏名欄の振り仮名は、「ふりがな」と書かれていればひらがなで、「フリガナ」と書かれていればカタカナで記入します。

住所には郵便番号をつけ、番地はハイフンを使わずに漢字で正式な内容を記載します。

書き切れない場合には2行に分けても構いませんが、番地の後にマンション名などが入るときは、少し間隔をあけて読みやすくします。

連絡先は緊急時につながる、現住所以外の番号を記載します。実家の住所を書いてもよいですし、特に他の候補がなければ「同上」でも構いません。

2.学歴・職歴・賞罰欄の書き方

学歴や職歴等をかく場合には、記入日と同じ形式で日付を書いていきます。原則として、学歴は最終学歴のひとつ前から記入します。

例えば、大学の学士を卒業してから就職した場合には、高校と大学が記入対象となります。学部や学科、コースごとに記入しなければなりません。

また、職歴では会社名も同様に正式名称で記入します。

以前の仕事内容も併せて記載し、最終行には現在に至る、その下の行に右寄せで以上と記入します。賞罰は特にない人は「なし」と記入するのみです。

3.免許・資格欄の書き方

免許は資格類は重要なものは必ず書くようにしましょう。

免許や資格は、転職希望先の業務内容に合っていれば採用率は向上する可能性があります。業務に関連する資格や、習得のために勉強中のものまで記入しましょう。

また、資格の名称が変わっているときなどは取得時の資格を記入します。

4.趣味・特技欄の書き方

この欄は、日本人にとってはアピールしづらい内容といえます。

目に見える資格などがあるでもなく、かといって空欄にすると面白みのない人間と思われかねません。

基本的には、自分の得意なものをいくらでも作成し、その中でいくつかピックアップしていきます。

単なる特技のアピールではなく、その習い事や趣味でどのような長所が得られたかに繋げていく必要があります。

5.自己PR欄の書き方

転職の場合の自己PRは、新たな職場での希望を述べるだけではなく、前職での実績や経験をアピールしていく必要があります。

しかも、応募企業の希望している人物像に当てはめますので、全く種類の異なる職種の場合には書きづらくなります。

しかし、例えば忍耐力や接客能力など、どの会社でも望まれるような実績を絡めることにより、採用したいと思わせるアピールは可能です。

実績などをアピールし、応募企業のどこに惹かれたのか、どのように貢献できるかをわかりやすく伝えましょう。

6.志望動機の書き方

志望動機は、その企業の特徴を踏まえて記入したほうが、より強いアピールにつながります。

応募企業が求めている人材を理解し、過去の経験も絡めて自分自身がどう役に立てるかを記入しましょう。

また、この会社でなければダメな理由もきちんと記入すれば、自社のことをよく考えている応募者として印象に残ります。

自分の希望ややってみたいことだけを記入して、終わりにはしないでください。

7.本人希望記入欄の書き方

勘違いしている人も多いですが、本人希望記入欄は自分の希望を書く場所ではなく、採用時の最低限の条件や連絡を受けられる時間帯などを記入する場所です。

事情があって勤務時間が制限される人などはこの場所にその理由を簡単に書いておきます。特に希望がない場合には、「貴社規定に従います」と返答すればOKです。

履歴書は転職エージェントに添削して貰うとベスト!

このように、履歴書は項目ごとに記載する内容やルールが全く異なってきます。きちんとしたマナーを知らずに書いていると、どこかでNG行為をしていないとも限りません。

そのため、履歴書は数多くの書類をチェックしてきた転職エージェントに添削してもらうのがお勧めです。

書き方のコツや正式なルールを教えてもらえますので、今後の履歴書作成に大いに役立つでしょう。

転職時の履歴書の書き方でよくある質問集

質問①:履歴書の志望動機はどう書くべき?

回答:履歴書の志望動機欄は、採用担当者が最も着目する箇所です。自己PRを表現する項目でもあるため、要点を押さえて書くことが大切です。

大事なことは、なぜ希望する転職先で働きたいと思っているのか、その理由をとにかく明確にすることです。

漫然と受けてみたいと思っていたとしても、応募しようと決めたきっかけをもとに、起業分析や自己分析をして具体的に文章にしていきます。

「職場の雰囲気が良いから」「職務内容に興味があるから」など、どの転職先でも適用できそうな差し障りのない表現はNGです。

担当者に「どの職場でもいいんだな」と思われてしまったら逆効果のため、できるだけ避けるようにしましょう。

なぜその転職先を志望したのか、「自分だけが感じている率直な思い」を文章にしてみることが重要です。

営業職であれば、「何度か来店した時に、スタッフの応対が素晴らしいと感じていた」など体験談をもとに転職したいと思ったことを書くとよいでしょう。

転職先の希望条件と合致するものがあれば、ここで自己アピールをすることも必要です。

「ワードやパワーポイントが得意」「転職先の業界に昔から興味があって勉強している」と書いておくと、担当者の目に留まりやすくなります。

「子どものために自宅近くの職場を希望している」「住宅ローンの返済のために働きたい」など、個々の事情を付け加えておくとなお良いです。

インターネットや書籍などに記載されている、模範解答を丸写しすることはしないように気を付けましょう。

数多くの履歴書に目を通している担当者の心に響かないだけでなく、面接によってすぐに見抜かれてしまいます。

質問②:転職時の履歴書の写真やサイズはどうすべき?

回答:証明写真の大きさは、「縦4センチ×横3センチ」の縦長長方形が基本です。

履歴書に貼る写真は、採用担当者がはじめに目を通す場所であり、履歴書そのものの印象を決定づける大切な要素です。

履歴書の中で、唯一のビジュアル情報であることから、特に注意を払う必要があります。

採用担当者は、容姿を見ているのではなく、写真から雰囲気や印象を判断しています。写真選びを失敗しないためには、スピード写真よりも写真館で撮影する方がベターです。

写真館では、プロのカメラマンが撮影を行うため、表情や姿勢などのアドバイスを受けることができ、光源の当て方など、より綺麗に写るように調整してもらえるからです。

雰囲気や印象を出すために、モノクロよりもカラーで撮影するのがベターです。

背景には、薄い水色か薄いグレー色を選ぶことで、顔の色合いや表情が分かりやすい写真になります。

質問③:履歴書は手書きにすべき?それともPCで作成すべき?

回答:企業の風土に合わせて決めるのが無難ですが、字が下手な人はPCを使いましょう。

履歴書の考え方は時代の流れとともに変化しています。手書きが当たり前だった時代から、現在ではPCでも不問とすることが多くなってきています。

パソコンは今や一人一台持つ時代になってきていることや、Web上で履歴書のフォーマットをダウンロードできる環境です。

わざわざ印刷して手書きで書くよりも、パソコンから直接書き込んだ方が効率的です。

慣れている人なら、手書きよりもはるかに早い時間で履歴書を作成することが可能であり、誤字脱字があっても、スペルチェックを利用して簡単に修正する可能です。

履歴書を手書きにするメリット・デメリット

履歴書を手書きで作成するメリットは、筆跡を通じて自身の人柄を伝えられることです。綺麗な字が書ける人であれば、アピールポイントにもなります。

一方でデメリットは多く、履歴書の作成に時間がかかる、書き間違いを最初からやり直し、字が汚いと悪影響、同じ内容の履歴書をコピーできない等があります。

履歴書をPCで作成するメリット・デメリット

履歴書をPCで作成することで、手書きに比べて作成時間を短縮できるため効率的です。

履歴書のテンプレートを無料でダウンロードできることから、コスト面でも有利です。

手書きの文字に自信がなくてもPCならば不問、誤字や脱字があっても校正機能を使って瞬時に修正することが可能です。

複製がしやすいため、企業ごとで履歴書を使いまわしでき、どの企業にどの履歴書を作ったのかデータ管理ができるようになります。

履歴書の作成時間を短縮することで、面接などの別の対策に時間をかけることが可能です。これがある意味一番のメリットかもしれません。

一方で、決められたフォントで作成されるため、履歴書そのものに人間味がなくなり、筆跡で印象を伝えられないデメリットもあります。

でも最終的には企業の風土が大事

PCと手書きのどちらにするかは自分の価値観で決めるのではなく、転職先の常識に沿うことが大事なポイントです。

非効率な行動を敬遠する企業であれば、効率的だと捉えられているPCで作成するのが望ましいです。

ちなみに転職エージェントを活用している際は、キャリアコンサルタントにPCが良いか手書きで良いかはすぐにわかります。

企業の風土や内部情報、採用情報に詳しいキャリアコンサルタントの意見を参考に、決めてしまうのがベストです。

質問④:履歴書のテンプレ・フォーマットが豊富なサイトはどれ?

回答:DODA」と「マイナビジョブ20’s」が豊富です。

転職活動をする際に、正しい書き方を守らないと書類選考で落とされたり、面接時に深堀りをされて墓穴を掘ってしまうケースが出てきます。

転職活動を成功に導くための正しいフォーマットやテンプレートを使い、書類選考や面接をクリアするためのコツなどが豊富に載っているサイトを探すことが大切です。

1.DODA

転職サイトのDODAでは、書き方のイロハから、テンプレート、見本に至るまで、履歴書にまつわる様々なノウハウを提供しています。

履歴書の基本的なルールとして、基本情報や学歴・職歴欄などの書き方について分かりやすく解説されています。

手書き用のPDFファイルと、PC用のエクセルファイルそれぞれのテンプレートを無料でダウンロードすることが可能です。

チェック項目を使って添削することで、一定レベルの履歴書を作れるようになります。生まれた年度ごとに、入学や卒業年度が分かる年号早見表も準備されています。

作成した履歴書の送付方法についても注意点が書かれているため、一通り目を通して流れをつかんでおくことが賢明です。

参考リンク:履歴書の書き方 完全ガイド ~見本・テンプレートダウンロード・送付状~ |転職ならDODA(デューダ)

2.マイナビジョブ20’s

マイナビジョブ20’sではJIS規格の履歴書と、マイナビジョブ20’s独自の履歴書をダウンロード可能です。

JIS規格で作られた履歴書は、国が定めた統一フォーマットですが、転職活動においてはJIS規格の履歴書を必ずしも使う必要はありません。

マイナビジョブ20’sでは、特技や趣味、自己PRの記載スペースを十分に確保した独自フォーマットを準備しており、たくさんアピールしたい人にとっておすすめの履歴書です。

職務経歴書には、営業職用と非営業職用向けに記入例付きのフォーマットを用意しているため、上手に活用していきましょう。

参考リンク:職務経歴書・履歴書ダウンロード|20代・第二新卒向け転職支援サイト|マイナビジョブ20’s

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